¿Conviene compartir la contraseña de una cuenta de correo entre varias personas?
No. Para direcciones como ventas, soporte o recepción conviene usar un buzón compartido y asignar permisos a cuentas individuales. Así cada persona conserva su identidad, se pueden retirar accesos y se evita distribuir una contraseña común.
Riesgos que conviene revisar
- No poder atribuir acciones porque todos usan la misma cuenta y contraseña.
- Mantener acceso de exempleados o proveedores después de su salida.
- Confundir permisos de lectura, enviar como y enviar en nombre de.
- Superar capacidad o requerimientos que cambian las condiciones de licencia.
Recomendaciones seguras
- Cree el buzón compartido desde la administración de Microsoft 365.
- Asigne acceso solo a cuentas individuales protegidas con MFA.
- Defina quién puede leer, enviar como o enviar en nombre del buzón.
- Configure propietarios y un proceso para altas y bajas de miembros.
- Revise almacenamiento, retención, archivo y requisitos de licencia.
- Pruebe envío, recepción, respuestas y visibilidad en Outlook antes de comunicar el cambio.
Cuándo buscar ayuda especializada
- El buzón supera los límites, necesita archivo, retención avanzada o acceso automatizado.
- Se está convirtiendo una cuenta existente con correo y permisos complejos.
- Usuarios externos, aplicaciones o dispositivos también envían desde la dirección.
Fuentes de referencia
Estas fuentes públicas orientan buenas prácticas generales. No sustituyen una evaluación del entorno.